NDA czyli umowa o zachowaniu poufności jest jednym z podstawowych narzędzi biznesowych, które pozwala zabezpieczyć tajemnice firmy. NDA to umowa, której głównym celem jest ustalenie zasad zachowania poufności pomiędzy kontrahentami. Umowa powinna określać co jest objęte tajemnicą, czego nie można ujawniać, na jakich zasadach poufność ma być zapewniona oraz jaka jest odpowiedzialność za naruszenie tego obowiązku.
Dzięki tej umowie dajesz jasny sygnał, że Twoja firma dba o swoje interesy i chroni się przed nieuczciwymi parterami biznesowymi. Jeśli szukasz odpowiedzi na pytanie co w umowie o zachowaniu poufności powinno się znaleźć i jak ją przygotować to zapraszam do lektury tego artykułu, znajdziesz w nim odpowiedzi na następujące pytania:
- Kiedy możesz potrzebować umowy NDA ?
- Czy sposób zawarcia NDA ma znaczenie ?
- Informacje poufne – czyli jakie informacje chroni NDA?
- Czy umowa powinna przewidywać kary umowne?
- Przez jaki okres obowiązuje NDA?
- Podsumowanie
- Kiedy możesz potrzebować umowy NDA ?
NDA stosuje się w przypadku tworzenia nowych projektów biznesowych, zwłaszcza w sytuacji gdy pomysł na biznes nie podlega ochronie prawa autorskiego. Jeśli na etapie pracowania nad pomysłem biznesowym poszukujesz współpracowników, finansowania, wykonawców, partnerów NDA będzie wygodnym narzędziem zabezpieczającym Twoje interesy. Dzięki niemu masz gwarancję, że potencjalni współpracownicy nie podkradną Twoich pomysłów biznesowych zanim zdążysz je zrealizować.
Drugim bardzo częstym przypadkiem zastosowania NDA jest nawiązanie współpracy pomiędzy działającymi już firmami. Jeśli taka współpraca (umowa zlecenia, świadczenia usług, czy dzieło) obejmuje udzielenie kontrahentowi dostępu do informacji, które z Twojego punktu widzenia mają istotne znaczenie dla Twojej firmy, np. dlatego, że stanowią know-how, informacje handlowe, wyniki finansowe czy wreszcie nie chcesz ujawniać, że współpracujesz z daną firmą, NDA pozwoli te informacje zabezpieczyć przed udostepnieniem ich osobom nieuprawnionym.
NDA znajduje też zastosowanie do pomniejszych umów z podwykonawcami Twojej firmy, np. umów o dzieło, zlecenia. Jeśli współpraca ma obejmować przekazywane lub udzielenie dostępu do istotnych z Twojego punktu widzenia informacji handlowych warto pomyśleć o umowie NDA.
- Czy sposób zawarcia NDA ma znaczenie ?
NDA nie wymaga żadnej szczególnej formy, teoretycznie może być to także umowa ustna, ale dla Twojego bezpieczeństwa dobrze byłoby umowę trochę sformalizować i zawrzeć ją co najmniej w formie elektronicznej. Pisząc o formie elektronicznej mam na myśli umowę zawartą, np. w drodze wymiany wiadomości e-mail lub podpisaną przez profil zaufany (e-puap). Oczywiście możesz także zawrzeć ją w zwykłej formie pisemnej. Jeśli mimo wszystko zdecydujesz się na zawarcie umowy w formie ustnej, pamiętaj, że w przypadku jakiegokolwiek sporu udowodnienie treści tej umowy będzie bardzo trudne. Warto przypomnieć, że zawsze należy sprawdzać czy osoby, które podpisują umowę w imieniu firmy mają do tego odpowiednie umocowanie.
- Informacje poufne – czyli jakie informacje chroni NDA?
Odpowiednio przygotowana umowa NDA powinna określać jakie informacje są objęte tajemnicą. Dlaczego to ważne ? Jeśli nie określisz prawidłowo czym jest informacja poufna może okazać się, że umowa nie zabezpiecza interesów Twojej firmy. Przed zawarciem umowy zastanów się co uważasz za warte ochrony i umieść to w umowie. Co może być informacją poufną ? W zasadzie wszystko co ma wartość biznesową, np. know-how firmy, plany biznesowe, informacje technologiczne, listy klientów, plany marketingowe, informacje o strukturze organizacyjnej i wiele innych. Wszystko zależy od tego czym zajmuje się Twoja firma, czego ma dotyczyć współpraca oraz jaki dostęp do informacji poufnych dajesz kontrahentowi.
- Czy umowa powinna przewidywać kary umowne?
Większość umów NDA jakie widziałam zawierało postanowienia dotyczące kar umownych. Kary umowne mogą być wygodnym narzędziem pozwalającym na zabezpieczenie się przed podmiotami, które chciałyby naruszyć obowiązek zachowania poufności. Prawidłowo skonstruowana kara umowna w połączeniu z prawidłowo określonym zakresem informacji poufnych znacznie ułatwi dochodzenie roszczeń związanych z ujawnieniem informacji poufnych. Mimo, że kary umowne nie są obligatoryjną częścią umowy, warto je dodać (zwłaszcza jeśli to Twoja firma ujawni informacje poufne) i zabezpieczyć firmę przed nieuczciwością drugiej strony. Po pierwsze zyskasz ułatwienie w dochodzeniu roszczeń, po drugie kara umowna może mieć znaczenie przy kalkulowaniu przez kontrahenta czy opłaca się złamać postanowienia umowy.
- Przez jaki okres obowiązuje NDA?
NDA obowiązuje przez okres wskazany w umowie. Najczęściej stosowane rozwiązanie i dosyć bezpieczne to wskazanie, że obowiązek zachowania poufności trwa przez cały okres umowy, a także przez jakiś okres po jej zakończeniu, np. 10 lat. Inne dosyć często spotykane rozwiązanie to wskazanie, ze obowiązek zachowania poufności trwa przez czas nieokreślony. Natomiast warto zaznaczyć, ze to z pozoru świetnie rozwiązanie (w końcu nie musisz się martwić czy wskazałeś odpowiednio długi okres – ten czas nie jest niczym ograniczony) budzi sporo wątpliwości. Skoro NDA nie jest umową, którą można z łatwością zakwalifikować do konkretnej kategorii umów pojawiają się wątpliwości czy umowa zawarta na czas nieokreślony może być wypowiedziana w każdym czasie. Jeśli przyjąć by to rozwiązanie to nieuczciwy kontrahent wypowie Ci umowę i nie będzie przejmował się tym, że zastrzegłeś kary umowne. Z tego względu bezpieczniej jest wybrać jednak pierwszą ze wskazanych opcji i przewidzieć po prostu dłuższy termin trwania tego obowiązku. Warto także przewidzieć co ma stać się z informacjami poufnymi po terminie obowiązywania umowy.
- Podsumowanie
NDA (Non-Disclosure Agreement) jest przydatnym narzędziem zabezpieczającym przedsiębiorców przed ujawnieniem poufnych informacji o firmie. Wszystko to pod warunkiem odpowiedniego przygotowania takiej umowy. Warto zadbać o to, aby umowa precyzyjnie określała, które informacje są traktowane jako poufne, wskazać okres obowiązywania, czy zadbać o to, aby podpisały ją osoby uprawnione. Kancelaria posiada bogate doświadczenie w zakresie negocjowania umów o zachowaniu poufności, jeśli potrzebujesz wsparcia w tym zakresie to zapraszam do kontaktu.
